Prévance : se libérer du temps grâce au digital !

ÊTRE PLUS EFFICACE

Depuis début 2020, vous avez entrepris de digitaliser différents dans de votre activité. Pourquoi ?

Intervenant depuis 10 ans dans les entreprises, pour y développer la culture santé sécurité au travail, notre société s’est fortement développée ces dernières années. En l’espace de trois ans, l’équipe de Prévance est passée de 2 à 15 collaborateurs. Mais les outils n’ont pas suivi. Nous continuions ainsi à nous appuyer sur une multitude de fichiers, supports informatiques, etc. que chacun complétait de son côté. Le tout était d’une lourdeur incroyable jusqu’à ce que nous décidions de digitaliser nos process de travail à l’aide du no code.

Pourquoi utiliser des outils de travail collaboratif ? De quoi s’agit-il ?

Le no code est un type d’outil simplifié permettant de développer un support numérique (application mobile, plateforme web…) à moindre coût et sans connaissances particulières en informatique. Avant d’opter pour cette solution, nous en avions envisagé d’autres mais aucune ne collait à l’ensemble de nos attentes. Nous intervenons en effet à la fois dans les champs de la formation et du consulting. Avec le no code, cette prise en compte globale de nos besoins a été rendue possible.

Comment s’est déroulé le déroulement de ces outils collaboratifs ?

Très bien. Le no code permet de construire ses propres outils de travail de façon agile. En partant d’un cahier des charges simple et adapté au cœur de notre activité – la planification et l’organisation de projets en entreprise -, nous avons ainsi intégré au fur et à mesure les briques numériques dont nous avions besoin, en utilisant la plateforme française UDO Tools.

Qu'est-ce que cela vous a apporté pour le travail collaboratif en entreprise ?

Permettant de visualiser facilement l’avancement des projets collaboratifs, cet outil est synonyme de temps libéré pour toute l’équipe. Nos consultants formateurs, par exemple, passent deux fois moins de temps à traiter le volet administratif. Autant dire qu’ils ne reviendraient pas en arrière !

Au-delà, nos process ont gagné en fiabilité. Nous avons profité du déploiement de cet outil pour identifier chaque anomalie, la traiter et mettre en place les actions correctives derrière pour ne pas la répéter. Ainsi s’ancre chez Prévance une véritable culture d’amélioration continue.

Une transformation pas à pas

Quand il s’agit de numériser ses outils métiers, la précipitation n’a pas sa place. Une digitalisation réussie demande d’abord de la méthodologie. Quatre points à ne pas négliger :  

1) Savoir où l’on veut aller :

Avant d’engager un virage digital, il est crucial d’avoir les idées claires sur les objectifs visés par l’entreprise. Ateliers collectifs, représentation graphique… Tout est bon pour dessiner concrètement son projet !

2) Suivre attentivement le projet :

La digitalisation d’un ou de plusieurs pans de son activité nécessite des échanges réguliers entre l’entreprise et le prestataire retenu. D’où l’importance d’être réactif et disponible pour ses questions.

3) Se donner de la souplesse :

Tester, valider, écarter… La mise en place des solutions digitales les mieux adaptées se fait par des réajustements successifs. Plutôt que de définir 100 % du cahier des charges, mieux vaut y aller pas à pas.

4) Impliquer les utilisateurs :

Aussi innovant soit-il, un outil numérique n’a pas de valeur ajoutée s’il ne répond pas d’abord à un besoin de l’utilisateur. Faire participer toute l’équipe à la co-construction de cet outil est donc essentiel.  

Pour aller plus loin : Identifiez les aides pour vous accompagner dans votre transition digitale

Article réalisé par FRAZZEO - Magali LECLANCHE